Arctia: Tehokkuutta, yhtenäisyyttä ja tyytyväistä henkilöstöä
Arctia yhdisti maa- ja meriliikenteen henkilöstöhallinnat Panasoftin järjestelmään. Yhdistämisen tavoitteena oli saavuttaa yhtenäinen henkilöstöhallinnan prosessi koko konsernissa. Uudistus paransi muun muassa hallinnollisia prosesseja ja helpotti henkilöstön palkkaamista ja palkanmaksua.
Arctia turvaa Suomen merenkulkua hoitamalla vesiliikenneväyliä, jäänmurtotehtäviä ja avustamalla merenkulkijoita vaikeissa jääolosuhteissa. Tästä syystä sen käyttämien järjestelmien on oltava markkinoiden parhaat ja toimintavarmimmat.
Arctian merihenkilöstön palkanmaksujärjestelmä tuli elinkaarensa päähän vuonna 2021. Samassa yhteydessä oli luontevaa yhdistää maa- ja meriliikenteen henkilöstöhallinnat, jotta kaikissa konsernin viidessä yhtiössä olisi yhtenäinen ja tehokas henkilöstöhallinta. Tämä parantaisi toiminnan sujuvuutta ja mahdollistaisi paremman palvelun tarjoamisen sekä meri- että maaliikenteen henkilöstölle.
Kattava tarvekartoitus
Aiemmin konsernin käytössä olleet henkilöstöhallinnan järjestelmät eivät mahdollistaneet sekä maa- että meriliikenteen henkilöstöhallintojen yhdistämistä.
Arctian henkilöstö- ja lakiasiainhoitaja Janne Lahtinen sekä henkilöstöpäällikkö Mia Hölimäki aloittivat uuden yhteistyökumppanin etsimisen kartoittamalla konsernin tarpeet ja listaamalla mihin kaikkeen uuden järjestelmän oli taivuttava, jotta se täyttäisi Arctian vaatimukset.
– Sen tuli palvella sekä maalla että merellä työskentelevien henkilöstön tarpeita, järjestelmän tuli huomioida erilaiset työehtosopimukset, konsernin sisäiset siirrot eri organisaatioiden välillä, sinne piti pystyä kirjaamaan pätevyystiedot sekä hallita miehistön lepoaikoja. Kirsikkana kakussa, järjestelmän piti toimia sekä verkossa että ilman verkkoyhteyttä laivojen ollessa liikenteessä, Hölimäki muistelee.
Arctian tarpeisiin sovitettu järjestelmä
Arctialla tunnettiin Panasoftin vahvuudet merihenkilöstön henkilöstöhallinnassa, mutta yrityksessä ei ollut tietoa siitä, miten järjestelmä taipuisi myös maaliiketoimintojen henkilöstönhallintaan.
– Benchmarkkasimme muun muassa lauttaliikenteeseen erikoistuneen Finnferriesin maalla tapahtuvaa liiketoimintaa. Vakuutuimme Panasoftista. Järjestelmä osoittautui parhaaksi ratkaisuksi ja meille kävi nopeasti selväksi, että saisimme Amikon avulla yhtenäistettyä konsernin toimintatapoja enemmänkin, Hölimäki kertoo.
Kun yhteistyöstä oli sovittu, projektia varten kasattu tiimi istui saman pöydän ääreen ja kaikki Arctian tarpeet kirjattiin ylös. Yhtenäisen järjestelmän lisäksi konsernissa haluttiin samalla yhtenäistää organisaation muitakin toimintatapoja.
– Teimme tiivistä yhteistyötä asiakkaan kanssa koko prosessin ajan. Tarpeet päivittyivät matkan aikana ja järjestelmään kehitettiin uusia ominaisuuksia vastaamaan näitä toiveita, Panasoftin toimitusjohtaja Jukka Karvanen kertoo projektin kulusta.
– Yhteistyön aikana asiakkaalta saatu palaute auttoi meitä parantamaan järjestelmää entisestään ja tästä hyötyvät myös tulevat asiakkaamme.
Projektin etenemisessä haasteena oli Arctian HR-henkilöstön eläköityminen. Uudet työntekijät joutuivat hyppäämään valtavaan projektiin lennosta. Lisäksi koronaviruspandemia vaikeutti fyysisten tapaamisten järjestämistä projektiryhmän kesken.
– Näistäkin haasteista selvittiin työryhmän tiiviin kommunikaation ansiosta, Karvanen kiittelee.
– Onneksi palaverit voitiin hoitaa suomeksi. Monimutkaisten TES-säännösten selvittäminen ulkomaiselle partnerille olisi ollut haastavaa ja uskon, että se olisi pidentänyt projektin läpivientiä entisestään, henkilöstöpäällikkö Mia Hölimäki jatkaa.
Toimiva ja yhtenäinen henkilöstöhallinnan järjestelmä
Pitkä ja paikoin haastava järjestelmäuudistus on takana. Arctian henkilöstöhallinnan prosessit on päivitetty vastaamaan konsernin vaatimuksia ja toimet on keskitetty yhteen järjestelmään. Henkilökunnan hienoinen muutosvastarinta on vaihtunut tyytyväisyydeksi, kun valmis ja entistä jouhevampi ohjelma on otettu käyttöön.
– Matka kannatti. Saimme toimivan ja yhtenäisen henkilöstöhallinnan järjestelmän koko konsernille. Nyt pystymme hoitamaan palkanmaksun yhdestä järjestelmästä ja mikä tärkeintä olemme saaneet yhtenäistettyä tiedonjakamisen organisaation eri osa-alueiden välillä, henkilöstö- ja lakiasiainhoitaja Janne Lahtinen kiittelee.
Ratkaiseva osa projektia oli oikean ohjelmiston valinta. – Järjestelmävalinta ja hyvin hoidettu yhteistyöprosessi olivat avainasemassa projektin onnistumisessa ja tavoitteiden saavuttamisessa, Lahtinen toteaa.
